Prawo podatkowe i wszystkie przepisy dotyczące rozliczeń finansowych w firmach, to niełatwe kwestie i mało który przedsiębiorca decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości. Zazwyczaj do prowadzenia księgowości w firmie zatrudniamy księgowego bądź decydujemy się na usługi biura rachunkowego, któremu powierzamy księgowość naszej firmy. Zastanówmy się, jakimi przesłankami powinniśmy się kierować podczas wyboru właściwego, wręcz idealnego biura rachunkowego. Jak sprawdzić, czy wybrane przez nas biuro rachunkowe spełnia wszystkie oczekiwania i posiada właściwe kompetencje?

Po pierwsze musimy wiedzieć jakie usługi księgowe będą potrzebne w firmie. Czy poszukujemy standardowych usług księgowych, czy nasze oczekiwania wykraczają po za standardy i mamy wygórowane potrzeby odnośnie księgowości w firmie. Mówiąc prościej, to my musimy zdecydować, czy wynalezione biuro rachunkowe będzie miało za zadanie jedynie wypełnianie tradycyjnych deklaracji podatkowych, oraz przechowywanie dokumentów firmy czy będziemy także potrzebować doradztwa finansowego czy podatkowego, jeżeli będziemy chcieli podjąć jakąś ważną decyzję inwestycyjną.

Na co zwrócić uwagę przed wyborem biura księgowego?

Zakres obowiązków i kompetencji

Najważniejszy jest jasno sprecyzowany zakres obowiązków. Przed wyborem konkretnego biura rachunkowego, powinniśmy sprawdzić dokładnie jakie biuro posiada kompetencje, czy jest wpisane na listę biur rachunkowych potwierdzonych certyfikatem Ministra Finansów. Obecnie biuro oraz księgowi nie mają takiego obowiązku, ale wszelkie dodatkowe szkolenia i certyfikaty to potwierdzenie wiarygodności i fachowości danego biura rachunkowego. Jeżeli jasno określimy zakres obowiązków i odnajdziemy je w rozpisce usług biura rachunkowego, z pewnością będzie one na tyle kompetentne, aby zająć się prowadzeniem księgowości w naszej firmie.

Co to jest odpowiedzialność cywilna w biurze rachunkowym?

Każde profesjonalne biuro rachunkowe, zajmujące się prowadzeniem ksiąg finansowych swoich klientów, ma obowiązek zakupić ubezpieczenie OC, dzięki któremu klienci są ubezpieczeni na wypadek pomyłki bądź mataczenia ze strony biura rachunkowego. Jak sprawdzić czy dane biuro rachunkowe jest kompetentne i warte naszej uwagi? Jeżeli kwota OC danego biura rachunkowego jest wysoka, nasze szanse na rekompensatę za błędy spowodowane przez księgowego wzrastają. Jeżeli natomiast biuro rachunkowe nie posiada wykupionej polisy OC, decydując się na takie usługi księgowe, nie mamy żadnego ubezpieczenia, a w przypadku kontroli skarbowej to my będziemy narażeni na koszty skarbowe, jakie US nałoży za błędy wynikające ze złego rozliczenia finansowego.

Godziny przyjęć i rodzaj wykonywanych usług księgowych

Obecnie jedną z ważniejszych kwestii w każdym biznesie jest czas. Nie bez powodu wciąż króluje przysłowie „czas to pieniądz”. Wykonując swoją pracę, decydując się na nowe inwestycje, także od księgowego powinniśmy wymagać dyspozycyjności i możliwości skontaktowania się z nim nie tylko w sztywnych godzinach pracy od 8 do 15, ale również po godzinach standardowo otwartego biura rachunkowego. Jeżeli w weekend będziemy mieli ważne spotkanie biznesowe, od którego będzie zależała przyszłość firmy, dobrze aby księgowy mógł się z nami spotkać i udzielić nam fachowej porady finansowej.

Także kwestia przesyłu dokumentów jest bardzo ważna. W dobie technologii i nowoczesnych łączy internetowych, powinniśmy mieć możliwość wysyłania i otrzymywania wszystkich dokumentów za pomocą skrzynki elektronicznej. Im nowocześniejsze podejście biura rachunkowego do wykonywanych usług finansowych, tym lepsza współpraca, mniejsze koszty i zaoszczędzony czas.

Dla części firm ważna będzie również lokalizacja. Serwisy komputerowe z miasta Dąbrowa Górnicza mogą chętniej wybierać biura rachunkowe zlokalizowane na śląsku, w szczególności z Dąbrowy Górniczej, z kolei firmy zlokalizowane w Warszawie mogą zechcieć współpracować wyłącznie z biurami z Warszawy. Dzisiaj jednak nie ogranicza nas przestrzeń, za sprawą Internetu i swobodnej komunikacji możemy bez problemu wymieniać dokumenty księgowe i rozliczać się z działalności gospodarczej powierzając to zadanie nawet oddalonym o setki kilometrów biurom księgowym. Niemniej jednak podczas wyboru biura warto wyszczególnić swoje oczekiwania i dobrać biuro optymalnie także pod kątem lokalizacji.

Warunki współpracy i cena

Analizując wszystkie wcześniej wymienione kwestie, nie można zapomnieć o końcowych warunkach współpracy i cenie za usługi księgowe. W zależności od tego jakie warunki uda nam się wynegocjować oraz jaką cenę przyjdzie nam zapłacić za usługi księgowe, będzie zależał nasz końcowy wybór.

To jasne, że idealne biuro rachunkowe powinno być tanie, jednak jest wiele ważniejszych kwestii prawnych, które powinny być dla nas istotniejsze. A jeżeli wszystkie usługi będą wykonywane w sposób właściwy, warto zapłacić za usługi księgowe wyższą cenę i cieszyć się kompetencją zatrudnionych w nim księgowych.